Se você é dono de uma clínica do trânsito, sabe que o desafio de manter o negócio lucrativo é uma realidade constante. Ao contrário de muitas outras empresas, cujo volume de atendimentos pode ser influenciado por estratégias de marketing ou expansão de serviços, uma clínica do trânsito depende do volume de pessoas interessadas em tirar e/ou renovar sua habilitação. Entretanto, cuidando profissionalmente da clínica, é possível gerar sustentabilidade financeira e sucesso a longo prazo.

A principal estratégia para manter a lucratividade em clínicas do trânsito é cuidar rigorosamente da receita de cada atendimento e monitorar de perto os gastos. Isso significa garantir que nenhuma receita seja perdida e controlar ao máximo os custos operacionais,ou seja, os custos envolvidos na manutenção e no atendimento da clínica.

Para atingir esse objetivo, é fundamental adotar práticas eficientes profissionais de administração. Pensando nisso, listamos alguns pontos para ajudar.

Aqui estão algumas medidas essenciais:

1. Registro correto da receita

É crucial registrar corretamente a conta a receber referente a cada atendimento, incluindo o valor do exame e a forma de pagamento. Esse registro, além de garantir que todas as receitas sejam contabilizadas de forma correta, também fornece uma visão clara da saúde financeira da clínica. Em outras palavras, impede que você perca dinheiro.

Faça o teste: você sabe, exatamente, quanto sua clínica teve de receita nos últimos meses?

2. Fechamento diário do caixa 

Realizar o fechamento de caixa todos os dias é uma prática essencial para evitar erros e desvios e garantir a integridade financeira da clínica. Isso ajuda a identificar imediatamente qualquer discrepância nas transações e a tomar medidas corretivas rapidamente, se necessário.

Se você não faz o fechamento diário do caixa,jamais terá certeza de que as receitas de todos os atendimentos foram registradas corretamente e o dinheiro entrou no seu caixa.

3. Emissão de nota fiscal


É importante ressaltar que é fundamental emitir nota fiscal para todos os exames realizados.

Algumas pessoas podem achar trabalhoso, burocrático. Se for o seu caso, você pode optar por utilizar algum sistema que automatize essa emissão de nota fiscal. De preferência, um que seja específico para clínicas de trânsito, como o Wexer Drive.

Outros empresários enxergam os impostos como um custo adicional, e que não emitir nota fiscal seria uma vantagem. Mas podemos mostrar como isso não é vantajoso:

  • É uma exigência legal e o descumprimento acarretará em multas. Ou seja, o valor total a pagar será maior.
  • Estará colocando em risco o seu credenciamento junto ao Detran e, consequentemente, a perda do negócio.
  • Poderá ter problemas na declaração de imposto de pessoa física dos sócios. É crucial o pagamento dos impostos para fazer uma correta distribuição de lucros e, dessa forma, os sócios podem se beneficiar de isenções fiscais como pessoa física. 

E se estiver pensando que só teria esses problemas se fosse descoberto, fica o alerta importante: por se tratar de uma prestação de serviço público, a qualquer momento, os órgãos fiscalizadores podem solicitar ao Detran informações sobre o volume de serviços prestados e identificarem facilmente a sonegação fiscal.

4. Conferência de atendimentos e receitas

É importante, mensalmente, verificar se todos os atendimentos registrados no Detran foram devidamente lançados no sistema e contabilizados como receita. Essa conferência ajuda a evitar erros de lançamento e a garantir que todas as fontes de receita sejam aproveitadas.

5. Registro preciso de despesas

Para calcular corretamente a lucratividade e identificar possíveis desperdícios, é essencial registrar todas as despesas da clínica de forma precisa e detalhada. Isso inclui gastos com pessoal, aluguel, equipamentos, suprimentos e qualquer outro custo operacional.

Conclusão

Para implementar efetivamente essas práticas de gestão, é necessário adotar uma abordagem profissional e empresarial na administração da clínica. 

É preciso uma mudança na forma como enxerga sua clínica de trânsito: em vez de encará-la apenas como uma fonte de renda extra, os proprietários devem enxergá-la como um negócio, ser gerenciado com técnica administrativa, ter suas informações registradas corretamente, para que os sócios saibam quanto de dinheiro entra (receita), para onde vai esse dinheiro (custos), quando sobra (lucratividade), se vale a pena abrir uma nova (investimento), se for vender, quanto vale a empresa (valuation).

Como você pode alcançar essa profissionalização?

Uma das maneiras mais eficazes de alcançar essa profissionalização é por meio da implementação de um sistema de gestão eficiente. Um software de gestão específico para clínicas do trânsito pode simplificar e automatizar muitos dos processos administrativos da clínica, desde o registro de atendimentos e receitas até o controle de despesas e o acompanhamento da lucratividade.

Além disso, investir em um software de gestão específico para clínicas do trânsito ajuda para que funcionários sigam processos de rotina bem definidos, garantindo uma capacitação da equipe em práticas de administrativa e gestão financeira,o que irá contribuir significativamente para o sucesso da clínica a longo prazo. Ao promover uma administração focada em eficiência, transparência e responsabilidade financeira, os proprietários podem criar bases para um negócio sólido e sustentável.

Não sei como implementar isso tudo... e agora?

Se achou interessante todas as dicas mas não sabe por onde começar, vou dar uma dica final que vale ouro: existe um sistema específico para clínicas de trânsito que te ajuda a resolver os problemas e aplicar esta gestão profissional na clínica de trânsito: chama Wexer Drive.

O Wexer Drive tem, entre outras:

  • Registro automatizado de receitas
  • Relatório de fechamento de caixa
  • Integração com prefeituras para emissão de notas fiscais (sem sair do sistema)
  • Conferência de atendimentos com relatório do Detran
  • Financeiro completo para registro de despesas (incluindo possibilidade de agendamento de contas recorrentes)

E se você está considerando adotar um sistema de gestão específico para clínicas de trânsito ou ficou surpreso(a) em saber que existe um, entre em contato com o time da Wexer.